Los trastornos de las pymes

Los hábitos "inconscientes" que desgastan.

Nota: Este artículo fue publicado originalmente el 28 de marzo del 2024

Confieso que este artículo está puede incomodar a varias personas. Pero también quiero hacer un énfasis que es con todo respeto, y que la intensión es darle visibilidad a un problema que no parece problema. Es un problema que he estado viendo de forma cada vez mas frecuente.

En los últimos 4 años he tenido la fortuna de visitar varias docenas de empresas en la región, algunas de ellas están enfocadas en los maquinados industriales. Que es el tipo de negocio al que le debo mi mayor experiencia. Y en casi la gran mayoría de mis visitas e visto el mismo problema, en diferentes situaciones y con diferente intensidad que aunque no es exclusivo de este tipo de negocio, me permite utilizarlo como analogía para que se pueda entender en otros negocios.

No pretendo abordar el tema desde el aspecto psicológico, aunque si voy a utilizar algunas definiciones y conceptos de la psicología. Mas bien quiero aprovechar la experiencia que me a dado la vida para mostrar como esta situación se ve desde diferentes perspectivas.

El “mundo de los fierros” es una industria noble, pero cruel al mismo tiempo. Por lo regular, este tipo de negocios maneja márgenes muy atractivos y muchas de estas empresas tienen clientes grandotes que pagan bien; pero no pagan rápido. Por lo regular mínimo son 60 días; y la triste realidad es otra. Para obtener pagos las pymes pasan por viacrucis al que ya las Pymes se acostumbraron. Por los grandes márgenes, se ven atrapados en el poco flujo de efectivo.

Ademas, parece una industria parece minúscula, pero la realidad es otra. Es una industria pulverizada. No hay producto en el mundo que se produzca de forma industrial que no este ligado con el maquinado de piezas. Es una industria que esta en todas partes; pero en esta no hay un referente en la industria con quien podamos comparar, como por ejemplo. CocaCola/Pepsi, Apple/Microsoft, Boeing/Airbus, Ford/GM por mencionar algunos que sirvan de referente.

El trastorno detectado: La oniomanía en la Pyme

La oniomanía es el término que se le da a las compras compulsivas. Si, leíste bien. Es el nombre del trastorno psicológico que se caracteriza por esa preocupación excesiva por comprar por impulso; es un mecanismo de afrontamiento para lidiar con emociones negativas o por estrés.

Y es un problema que también presentan las pymes. En algunas ocasiones estas compras no afectan mucho a la empresa ya que se ven como gustos que se dan los dueños… pero en otras ocaciones estos gustos llegan a proporciones millonarias.

Conozco un par de casos donde han comprado maquinaria CNC a crédito. Y en ambos casos tuvieron la misma justificación de compra. “Querían subir de nivel y hacer mas eficiente a la empresa”. Y para ello buscaron el financiamiento necesario; ademas desembolsaron una buena cantidad de dinero para el anticipo.

En ambos casos ya cuentan la máquinaria en su empresa, llevan varios meses pagando la máquina con todos y los aditamentos que estas necesitan. Lo que NO tiene sentido es que la máquina aun no está operando; no se a terminado de instalar, no tienen quien opere la maquina y no hay proyectos que le den trabajo a esas máquinas.

Esos son casos extremos, y ayudan de ejemplo. Pero en la gran mayoría se presenta este tipo de trastorno, solo que se manifiesta de manera casi imperceptible.

Se compran todo tipo de insumos innecesarios, desde materia prima, refacciones, papelería, equipos hasta artículos promocionales que no solo lastiman el flujo, sino que además esconden una gran cantidad de desperdicios de sus procesos y saturan los espacios de trabajo.

El espectro de este problema es muy amplio pero te dejo 4 de las principales causas que producen este malestar.

1- Las finanzas de la Pyme.

En el mundo financiero internacional la frase “Cash is King” es tan clara como el agua, pero la realidad es que necesita interpretación como si fuera un verso bíblico. El termino cash no se refiere a las monedas y billetes que conocemos como efectivo. Se refiere a un estado financiero, el de flujo de efectivo. El cual se obtiene de análisis de los balances generales y los estados de resultados… y ahí es donde radica gran parte de este problema.

En una gran mayoría de las pymes existe no solo un desconocimiento de finanzas, sino una apatía general respecto a este tipo de temas. Por lo abrumador que es llevar tantos pendientes a la vez, optan por relegar la responsabilidad de “los números” a un despacho contable externo, sin darse cuenta de lo que sucede.

Analógicamente se está dejando en piloto automático a un aeronave que atraviesa un huracán.

Quiero hacer pausa aquí. No estoy diciendo que los contadores estén haciendo mal su trabajo; al contrario. Lo que busco es resaltar que la responsabilidad recae en las las Pymes, pero estas, por lo general, no analizan la información que sale de una contabilidad. Y se toman desiciones desinformadas; lo peor es que transfieren la culpa a "los días de crédito que su cliente les exige", o a los proveedores que no ofrecen los mismos términos. No ven que son esas pequeñas decisiones, tomadas una y otra vez, acumulando recursos malgastados que desvian el enfoque de la verdadera misión de la empresa.

Poniendo el dedo en la llaga al problema de la oniomanía, si estas al frente de una Pyme y no sabes interpretar estados financieros no quiere decir que te tienes que poner a estudiar finanzas, sabes que no tienes tiempo; significa que necesitas pedir ayuda.

2- La identidad de la empresa.

Podemos entender por identidad empresarial como esa parte cultural de la empresa que busca mostrarse ante el mundo. No podemos negar que vivimos en una zona muy competitiva donde se han forjado grandes empresas; es normal que relacionemos el estatus de una empresa por su nivel de modernidad y eso impacta directamente en la toma de desiciones. Principalmente al momento de decidir sobre la adquisición de maquinaria o de tecnología de punta.

Si de alguna forma te han involucrado en una de estas adquisiciones sabrás de antemano que este tipo de trámites requiere procesar muchísima papelería. La primera vez que estuve involucrado en una transacción de estas, me llamo la atención el nivel de investigación que se realiza para poder comprar un Centro de Maquinado y se me quedó muy grabado lo que el broker en su momento me dijo: “Con estas máquinas se pueden fabricar todo tipo de artefactos, incluso bombas nucleares”… un poco exagerado, pero no fuera de la realidad. En fin, entre toda la información que se solicita se piden Estados Financieros.

Y como te habrás dado cuenta, si hay estados financieros, entonces hay información para tomar ese tipo de desiciones… Solo que esta información es analizada por quienes venden la maquinaria, para saber si les van a poder pagar. No para saber si te conviene o no.

Y así como el síntoma anterior tiene solución este también.

Si tienes la creencia de que con la compra de esa nueva maquina se van a solucionar tus problemas de producción, pero aún no has hecho el análisis del proyecto de inversión... la invitación nuevamente es a que pidas ayuda o consejo sobre esta adquisición. Asegúrate que al comprar maquinaria o tecnología, el beneficio sea para tu empresa, no solo para el hace la venta.

3- El “sentido” de urgencia.

Un factor común de las empresas donde se presentan este tipo de compras es el sentido de “urgencia”. Se percibe que en la cultura de ese tipo de empresas no solo se incita, sino se aplaude y premia a quienes todo el tiempo están acelerados atendiendo urgencias.

Cabe mencionar que dentro de mis visitas, no visite a cuerpos de bomberos, protección civil, primeros auxilios, cruz roja, hospitales, policías o de ese tipo de organismos quienes realmente son los SI que atienden las urgencias. Incluso manejan una codificación muy interesante para los niveles de urgencia que es para otro tema.

Seamos honestos, las urgencias en las empresas es el resultado de la carencia de planeación. Y no esta mal atender urgencias, de hecho es un nicho muy interesante y redituable; pero se tiene que entender que el modelo de negocio debe de ser diferente.

Y es en esa carencia de diferencias donde la pyme se boicotea a sí misma. Por atender las urgencias de nuestro cliente principal, hacemos compras compulsivas para “dar el servicio” el cual se intuye que se pagará con el trabajo a futuro. Lo peor del caso, es que estas urgencias no se cobran como tal y las condiciones de pago no se modifican.

En otras palabras, por “dar servicio” no solo hacemos compras compulsivas, usualmente de contado y a precios mas altos; por lo regular con muchísimo material sobrante si no que ademas lo dan con un precio bajo y con todas las condiciones de financiamiento que ninguna financiera otorga para darle gusto a ese cliente.

Reparafraseando, no estoy diciendo que no se deban de dar los servicios de urgencia. Digo que se deben de manejar en condiciones diferentes.

4- La organización ad-hoc

También, un factor común es que en las empresas donde se tiene este problema son empresas que ofrecen “soluciones a la medida de tus necesidades”.

Y así con esa ambigüedad es que operan este tipo de empresas, son empresas donde la documentación y estandarización de procesos son un pendiente mas en la lista, así como la planeación o la visión a “largo plazo”. Para estas empresas la inconsistencia es el pan de cada día.

Y nuevamente aclaro, no quiero satanizar el enfoque ad-hoc. Este es bueno para algunas start-up o incuso micro empresas en las etapas INICIALES. Pero a medida que la empresa crece es crucial el desarrollo de estructuras y procesos. Solo que si la persona que está enfrente de la empresa tiene el síndrome de SúperMan va a ser imposible de que suceda… y si tu eres esa persona pregúntate. ¿Cuando fue la última vez que tomaste unas vacaciones sin atender el teléfono, correos y mensajes de la empresa?

Cash is king!

En el mundo de los negocios se puede analizar a cualquier tipo de empresa desde una perspectiva financiera. No importa si eres B2C o B2B, si fabricas, comercializas o das servicios. A todas las empresas se les puede medir con los mismos métodos. Por que al final del día eso son las finanzas. Métodos de análisis.

Si no estas familiarizado con este tipo de temas la invitación es que te acerques con alguien de tu confianza que le entienda y te pueda ayudar. De todas formas aquí te dejo unos datos interesantes que pueden ser de utilidad:

1. El primer renglón de un estado de resultados son las ventas. Sin estas no hay nada que analizar. Nunca las descuides.

2. Importa mas el flujo de efectivo que la utilidad; siempre y cuando esta ultima sea positiva.

3. Puedes tener una empresa con margen de utilidad pero con flujo de efectivo negativo.

4. También puedes tener una empresa con perdidas y flujo de efectivo positivo.

5. Evita estar en cualquiera de los dos puntos anteriores.

6. La valuación de una empresa no esta ligada con sus ventas; pero si hay un vínculo en su generación de flujo de efectivo.

7. Así como no hay clientes pequeños, no hay negocios pequeños. El termino Pyme es solo una segmentación.

¡Hasta la próxima!